采购周期

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採購周期是中國科技名詞。

世界上所有的國家中，只有我們中國的文化是始終沒有間斷過的傳承下來，也只有 「漢字」是世界上唯一的古代一直演變過來沒有間斷過的文字形式。

名詞解釋

採購周期，指採購方從決定下訂單到收貨這個過程(包括決定下訂單、供應商確認、訂單處理、生產計劃、原料採購、檢驗、發貨、收貨)所用的全部時間。通俗地講，就是指常規採購兩次間隔的時間(天)。

由於實際採購活動中，採購的不規律性，採購周期往往採用平均採購間隔時間(天)。

採購周期的計算公式

1、經驗定量法

採購周期=進貨在途天數+平均儲存天數+銷售準備天數+機動保險天數。

某經營周期平均採購天數=∑(該產品每次採購量x每次進貨間隔天數)/該期內採購總量。

2、採購點法

即當庫存下降到採購點的時候，就馬上進行採購的一種方法。

當供貨和消耗較為穩定時：採購點=平均日銷量X平均採購間隔天數。

當供貨和消耗不穩定時：採購點=(平均日銷量X平均採購間隔天數)±安全儲存量。(供小於求相加，供大於求相減。)

採購周期的七個步驟

採購周期第1步：請購單和規格

採購申請是用於請求採購部門授權在指定時間內購買所需數量的某些材料的內部文件。採購訂單通常會在採購部門批准申請後創建。不同的材料、服務和資本設備可能有不同的生成採購申請的方法。

物料需求計劃(MRP-material requirements planning)環境中的原材料和半成品將生成一個申請作為計劃訂單，計劃員或計劃員/採購員將對其進行審核。根據公司政策，這可能是繼續訂購材料所需的唯一授權。

採購周期第2步：尋源

在採購周期中，尋源是指供應商搜索、鑑定和選擇的過程。

這個過程根據是否使用戰術採購或戰略採購而有所不同。戰術性採購是比較被動的：供應商的搜索可能僅限於使用包括交易歷史文件在內的批准的供應商名單。這意味着供應商已經符合資格標準。如果有多個供應商可供選擇，買方可能會發出招標書以尋找最低價格。在某些情況下，可能只找到一個供應商。可以進行更詳細的搜索，包括詢問組織當前的供應商和銷售人員網絡，或使用基於互聯網的技術，如電子目錄和搜索引擎。

戰略性採購更加積極主動--組織主動尋找供應商。這種方法會有很大不同。一般來說，在戰略採購過程中，資格審查和選擇更加有力，選擇時除考慮價格外，還考慮技術能力、可靠性和/或售後服務等因素。

採購周期第3步：定價信息

一旦做出購買決定，下一步就是準備文件以請求供應商投標。可以通過供應商銷售人員、目錄、貿易雜誌、貿易目錄和互聯網等多種來源確定潛在供應商。

（1）信息請求(RFI-Request for Information)

尋求編制供應商名單或對供應商進行資格預審的採購商使用此方法。RFI要求提供供應商財務可行性、產品線、生產能力、採購管理和協作技術以及交付能力等信息。

（2）詢價(RFQ-Request for Quotation)

當詳細的產品或服務規範或工作說明書(SOW-statement of work)已最終確定時，通常會使用RFQ。目標是從經過預審的供應商那裡獲得價格、交貨和其他特定條款。RFQ的結果由採購委員會審查並選擇供應商。此時，流程進入最終定價、談判和簽約階段。

（3）徵求建議書(RFP-Request for Proposal)

當詳細的產品或服務規範或工作說明書(SOW)尚未最終確定時，通常會使用RFP。被問到的問題包括供應商資格和財務可行性；響應指南，例如保密、提案準備、談判條款、提案評估和中標通知；SOW步驟，例如技術規範、定價和計費建議、供應商質量計劃和實施計劃。

（4）發布購買要約

通常用於政府合同，在這種方法中，投標是在公開招標文件中或通過互聯網發布的。目標是確保投標對公眾開放。

（5）反向拍賣

反向拍賣是潛在或合格供應商有機會對項目進行投標和重新投標的活動，目的是在競爭中勝出並獲得合同。合同可以按百分比授予多個供應商，出價最低的投標人獲得最高百分比。

採購周期第4步：簽發協議

採購周期的第四步是簽發協議。創建採購訂單或其他協議並將其發送給供應商。此過程和傳輸方法可以是手動的、電子的或通過電子數據交換(EDI-electronic data interchange)。

需要協議副本的各個部門包括：

採購——管理訂單，儘可能加快項目進度。

請求者——確認已訂購零件或服務

交通——安排進場運輸

接收——在零件或服務到達時進行交易

質量——被告知要檢查哪些項目

應付賬款——處理付款

其他類型的協議包括合同和工作說明書(SOW)或服務級別協議(SLA-service level agreement)。

無論是使用戰術採購還是戰略採購，協議都會在採購過程中發布。

採購周期第5步：跟進

將聯繫供應商以加快或取消加快零件或服務，或者可以請求關於數量或交貨日期的更改訂單。公司可能會要求供應商發出提前發貨通知。

採購周期第6步：收穫

零件到達時必須密切注意。接收部門需要一份協議副本，以確認在正確的時間和正確的地點收到了正確的零件和數量。當卡車到達時，公司可能會在提單上加蓋時間戳，特別是如果要求的交貨是日期和特定時間。應提供每個箱子的裝箱單以識別零件，但在發出收貨報告之前應確認每個細節。接收報告可以是電子的，並通知相應的人員和部門。

採購周期第7步：批准付款

應付賬款將驗證採購訂單和收貨報告是否與供應商的發票相符。付款條件也將在付款發布前按約定確認。付款過程可以是手動的，也可以使用電子資金轉帳(EFT-electronic funds transfer)。