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公文,全稱是公務文書,是一種有一定格式應用文,用於機關團體企事單位等社會組織以文字的方式辦理公務。

  • 公文的格式有法定的格式,也有約定俗成的、沒有嚴格限制的格式。公文的作者,一般只能是法定的社會組織及其法人代表。
  • 中華民國法律《公文程式條例》,於1972年1月25日修正公布時將政府公文種類分為「令、呈、咨、函、公告、其他公文」,並於2004年規定公文為「由左而右」之橫式書寫;中華人民共和國法律《國家行政機關公文處理暫行辦法》將行政機關的公文主要分為「命令(令)、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批覆、函、會議紀要」。
  • 公文格式,即公文規格樣式,是指公文中各個組成部分的構成方式,它和文種是公文外在形式的兩個重要方面,直接關係到公文效用的發揮。包括公文組成、公文用紙和裝訂要求等。
  • 公文標題由發文機關、發文事由、公文種類三部分組成,稱為公文標題“三要素”。
  • 上級機關對下級機關發出的指示、通知、通報等公文,叫普發公文,凡下屬機關都是收文機關,也就是發文的主送機關;下級機關向上級機關報告或請示的公文,一般只寫一個主送機關,如需同時報送另一機關,可採用抄報形式。
    • 主送機關一般寫在正文之前、標題之下、頂行寫。
    • 在標題下空1行,左側頂格用3號仿宋體排印,回行時頂格,最後一個主送機關名稱之後用全形冒號。

公文類別與製作要領

  • 類別:令、呈、咨、函、公告 、其他公文(如書函、開會通知、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、證書或執照等)
  • 製作要領:(一)顧客導向--
    • 內部顧客: 核(閱)稿、判行、發文人員
    • 外部顧客: 收受公文之承辦 、核(閱)稿、判行人員
  • (二)問題導向--
    • 分 析 問 題 、解 決 問 題 為 主軸。
    • 與 問 題 相 關 事 項 , 方 列 入公文。
  • (三)基本原則--
    • 嚴謹之依據
    • 簡淺明確:文句少而意義足, 不用奇字、奧義、 僻典,不為隱語、誇張、諷刺,所述時間、數字、語詞,皆精確真實.
    • 段落分明:主旨:全文精要,說明目的、期望。
      • 說明:敘述事實、來源、經過或理由。
      • 辦法:提出具體要求或處理意見。
    • 正確使用標點符號
    • 注意雙方身分
    • 掌握處理時限
    • 1段可完成者,不必勉強湊成2段、 3段。
    • 說明、辦法(擬辦),不重複主旨之用詞。
    • 說明不提擬辦意見(辦法),擬辦 (辦法)不重複說明。
    • 期望語、准駁語、辦理或復文期限 、重要之人名、地名、物名、數字 、法規等列於主旨。
    • 批示後之一般處理程序,不列為擬 辦。
    • 主旨之敘文儘量避免:○○○○○ 案,復如說明(簽請核示)。
    • 描述要具體:大 雨-> 大 雨(50公釐);豪 雨-> 豪 雨(130公釐);特大豪雨-> 大 豪 雨(200公釐)->超大豪雨-> 超大豪雨(350公釐)
    • 描述要明確:高淹水潛勢地區->高淹水機率地區;明星災區

->高機率災區;金門地區大都設有或規劃增設海淡廠->金門地區設有海淡廠○座,規劃增設○座

    • 範例修正:主旨:函囑就「○○○政府所屬工程機關員工程效率獎金發給要點」(草案)表示意見一案,檢送本會意見表(詳附件),復請 查照。->主旨:檢送本會對「○○○政府所屬工程機關員工 工程效率獎金發給要點」(草案)意見表1份 ,復請查照。
    • 期望及目的用語:
      • –對上級機關用:請 鑒核、請 鑒察、請核示、請 核轉、請 備查、請 釋示、復請 鑒核。
      • –對平行機關用:請 查照、請 查照辦理、請 查照見復、請 查照轉告、請 同意見復、請 查明見復、請 惠允見復。
      • –對下級機關用:請查照、請查照轉告、請照辦、請查照並轉行照辦、請辦理見復、請轉行照辦、請依規定辦理、請切實照辦。 [1]

公文之用語說明

  • (一)起首語: 「查」、「關於」、「有關」【通常用在「主旨」之開頭】
    • 【主旨】之起首語亦常用「本」、「為」(ㄨㄟˋ)、「檢陳」(對上級單位)、「函送」、「檢送」(對平行單位)等字。
    • 如【主旨:有關本校進修部學生向 鈞部「部長信箱」反映課程標準一案,本校已查明原委,謹檢陳查核報告乙

份(如附件),敬請 鑒核。】

  • (二)引敘語 :
**1.奉(引敘上級機關來文)
**2.准(引敘平行機關來文) 【非准許之「准」】
**3.據(引敘下級機關來文) 【通常用在「說明」之第一項,如:「奉 鈞部 100 年 11 月5 日臺技(二)字第1000123456 號函辦理」
  • (三)稱謂語:
    • 1.鈞(下級稱上級,如鈞部)---要抬頭(空一格)
    • 2.大(稱不相隸屬之上級,如大部)---要抬頭(空一格)
    • 3.貴(上級稱下級,或平行間互稱,如貴校、貴部、貴科長)---可抬頭(空一格)
    • 4.本(各機關自稱,如本部、本校)----不可抬頭
    • 5.鈞長(屬員稱長官)---要抬頭(空一格)如【本案倘蒙 鈞長核可,擬另移請人事室辦理敘獎事項】
    • 6.職(屬員對長官自稱)---要「側書」(縮小、上標)

如【職擬於 103 年 12 月 15 日,赴大陸北京參加中國詩學研討 會,是否可行?簽請 核示。】

    • 7.該(一再提及某機關或某人時用之,如「該員」、「該校」)
  • (四)期望語(目的語)----用於「主旨」之最後,通常不可省略。
    • 1.對上級單位: 請 鑒核、請 核示、請 核備、復請 鑒核
    • 2.對平行單位:請 查照、請 查照辦理、請 查照見復、請 惠允見復、復請 查照
    • 3.對下級單位:希查照、希照辦、希 查照辦理、希查照見復、希轉行照辦 【平行單位之期望語,對下級亦可用,視情況用之】
  • (五)附送語:
    • 1.「檢陳」(對上級單位) 如【主旨:檢陳「農民退出農保加入國民年金專案補貼實施計畫」 草案,請 鑒核】
    • 2. 「檢送」、「檢附」(對平行或下級單位) 如【主旨:檢送本部科學教育發展處擬定之「科學教育學程認證」
及輔導教師專業發展」整合行研究計畫邀請書乙份, 請 查照轉知。】 [2]

参考來源

  1. 翁玉麟. 公文寫作及技巧 (PDF). 行政院綜合業務處. 2014-05-15 [2020-07-31] (中文). 
  2. 公文用語及撰稿要領 (PDF). 大同技術學院秘書室. 2014-05-15 [2020-07-31] (中文).