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公文，全称是公务文书，是一种有一定格式的应用文，用于机关团体或企事单位等社会组织以文字的方式办理公务。
- 公文的格式有法定的格式，也有约定俗成的、没有严格限制的格式。公文的作者，一般只能是法定的社会组织及其法人代表。
- 中华民国法律《公文程式条例》，于1972年1月25日修正公布时将政府公文种类分为“令、呈、咨、函、公告、其他公文”，并于2004年规定公文为“由左而右”之横式书写；中华人民共和国法律《国家行政机关公文处理暂行办法》将行政机关的公文主要分为“命令（令）、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要”。
- 公文格式，即公文规格样式，是指公文中各个组成部分的构成方式，它和文种是公文外在形式的两个重要方面，直接关系到公文效用的发挥。包括公文组成、公文用纸和装订要求等。
- 公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”。
- 上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是收文机关，也就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可采用抄报形式。
- 主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。
- 在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体排印，回行时顶格，最后一个主送机关名称之后用全形冒号。
公文类别与制作要领
- 类别:令、呈、咨、函、公告 、其他公文(如书函、开会通知、公务电话纪录、手令或手谕、签、报告、笺函或便笺、证书或执照等)
- 制作要领:（一）顾客导向--
- 内部顾客： 核（阅）稿、判行、发文人员
- 外部顾客： 收受公文之承办 、核（阅）稿、判行人员
- （二）问题导向--
- 分 析 问 题 、解 决 问 题 为 主轴。
- 与 问 题 相 关 事 项 ， 方 列 入公文。
- （三）基本原则--
- 严谨之依据
- 简浅明确:文句少而意义足, 不用奇字、奥义、 僻典,不为隐语、夸张、讽刺,所述时间、数字、语词，皆精确真实.
- 段落分明:主旨：全文精要，说明目的、期望。
- 说明：叙述事实、来源、经过或理由。
- 办法：提出具体要求或处理意见。
- 正确使用标点符号
- 注意双方身分
- 掌握处理时限
- 1段可完成者，不必勉强凑成2段、 3段。
- 说明、办法(拟办)，不重复主旨之用词。
- 说明不提拟办意见(办法)，拟办 (办法)不重复说明。
- 期望语、准驳语、办理或复文期限 、重要之人名、地名、物名、数字 、法规等列于主旨。
- 批示后之一般处理程序，不列为拟 办。
- 主旨之叙文尽量避免：○○○○○ 案，复如说明(签请核示)。
- 描述要具体:大 雨-> 大 雨（50公釐）;豪 雨-> 豪 雨（130公釐）;特大豪雨-> 大 豪 雨（200公釐）->超大豪雨-> 超大豪雨（350公釐）
- 描述要明确:高淹水潜势地区->高淹水机率地区;明星灾区
->高机率灾区;金门地区大都设有或规划增设海淡厂->金门地区设有海淡厂○座，规划增设○座
- 范例修正:主旨：函嘱就“○○○政府所属工程机关员工程效率奖金发给要点”(草案)表示意见一案，检送本会意见表(详附件)，复请 查照。->主旨：检送本会对“○○○政府所属工程机关员工 工程效率奖金发给要点”(草案)意见表1份 ，复请查照。
- 期望及目的用语：
- –对上级机关用：请 鉴核、请 鉴察、请核示、请 核转、请 备查、请 释示、复请 鉴核。
- –对平行机关用：请 查照、请 查照办理、请 查照见复、请 查照转告、请 同意见复、请 查明见复、请 惠允见复。
- –对下级机关用：请查照、请查照转告、请照办、请查照并转行照办、请办理见复、请转行照办、请依规定办理、请切实照办。 [1]
公文之用语说明
- （一）起首语： “查”、“关于”、“有关”【通常用在“主旨”之开头】
- 【主旨】之起首语亦常用“本”、“为”（ㄨㄟˋ）、“检陈”（对上级单位）、“函送”、“检送”（对平行单位）等字。
- 如【主旨：有关本校进修部学生向 钧部“部长信箱”反映课程标准一案，本校已查明原委，谨检陈查核报告乙
份（如附件），敬请 鉴核。】
- （二）引叙语 ：
**1.奉（引敘上級機關來文） **2.准（引敘平行機關來文） 【非准許之「准」】 **3.據（引敘下級機關來文） 【通常用在「說明」之第一項，如：「奉 鈞部 100 年 11 月5 日臺技（二）字第1000123456 號函辦理」
- （三）称谓语：
- 1.钧（下级称上级，如钧部）---要抬头（空一格）
- 2.大（称不相隶属之上级，如大部）---要抬头（空一格）
- 3.贵（上级称下级，或平行间互称，如贵校、贵部、贵科长）---可抬头（空一格）
- 4.本（各机关自称，如本部、本校）----不可抬头
- 5.钧长（属员称长官）---要抬头（空一格）如【本案倘蒙 钧长核可，拟另移请人事室办理叙奖事项】
- 6.职（属员对长官自称）---要“侧书”（缩小、上标）
如【职拟于 103 年 12 月 15 日，赴大陆北京参加中国诗学研讨 会，是否可行？签请 核示。】
- 7.该（一再提及某机关或某人时用之，如“该员”、“该校”）
- （四）期望语（目的语）----用于“主旨”之最后，通常不可省略。
- 1.对上级单位： 请 鉴核、请 核示、请 核备、复请 鉴核
- 2.对平行单位：请 查照、请 查照办理、请 查照见复、请 惠允见复、复请 查照
- 3.对下级单位：希查照、希照办、希 查照办理、希查照见复、希转行照办 【平行单位之期望语，对下级亦可用，视情况用之】
- （五）附送语：
- 1.“检陈”（对上级单位） 如【主旨：检陈“农民退出农保加入国民年金专案补贴实施计画” 草案，请 鉴核】
- 2. “检送”、“检附”（对平行或下级单位） 如【主旨：检送本部科学教育发展处拟定之“科学教育学程认证”
及輔導教師專業發展」整合行研究計畫邀請書乙份， 請 查照轉知。】 [2]