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管理信息是一個科技名詞。

世界三大漢語詞典分別是中國大陸的《 漢語大詞典[1]》(共13冊,5.6萬詞條,37萬單詞)、中國台灣的《 中文大辭典 》(共10冊,5萬詞條,40萬單詞)以及日本的《 大漢和辭典 》(共13冊,4.9萬詞條,40萬單詞)。漢字是記錄漢語的文字[2],它已有六千年左右的歷史,是世界上最古老的文字之一。

目錄

名詞解釋

管理信息是指那些以文字、數據、圖表、音像等形式描述的,能夠反映組織各種業務活動空間上的分布狀況和時間上的變化程度,並能給組織的管理決策和管理目標的實現有參考價值的數據、情報資料。

基本要求

從管理控制工作職能的角度來看,為了達到有效的控制,對管理信息具有以下基本要求:

準確性

即信息必須真實,客觀地反映實際情況。虛假的信息往往對組織決策者產生誤導,使其作出錯誤的判斷和決策,從而給組織造成損害。

及時性

信息具有時間價值,在管理活動中,信息的加工、檢索和傳遞一定要快,只有這樣,才能使管理者不失時機地對生產經營活動作出反應和決策。如果信息不能及時地提供給各級主管人員及相關人員,就會失去信息支持決策的作用,甚至有可能給組織帶來巨大損失。

可靠性

信息的可靠性除與信息的精確程度有關外,還與信息的完整性成正比關係。完整性是指管理信息的收集和加工不僅應全面、系統,而且應具有連續性。企業的生產經營活動是一個複雜的系統,而從外部影響企業經營的環境因素又是眾多的。因而,企業必須全面收集反映企業各方面的信息,才能保證統一地指揮、協調、控制企業內部的活動,才能使企業適應外部環境的要求。同時,客觀世界是永恆變化的,其發出的信息也是連續不斷變化的,因而只有對這些不斷變更的信息進行連續地收集和加工,才能正確地把握事情的本質,從而為主管人員的決策提供可靠的依據。

適用性

管理控制工作需要的是適用的信息。由於不同的管理職能部門,其工作業務性質和範圍不同,因而其對信息的種類、範圍、內容等方面的要求是各不相同的。因此,信息的收集和加工處理應有一定的目的性和針對性,應當是有計劃地收集和加工。

特徵

有效性

有效性是管理信息的首要特徵,它是對於管理目的和管理活動的需要說必須有效,對管理過程中的調查

管理信息

預測、計劃目標、戰略決策、組織結構、人員配備、監督控制等都要有用,包括信息的時間上要及時,數量上要適當,質量上要準確,內容上要適用。有效性也是信息的中心價值,如果信息在時間上不及時、數量上不足夠、質量上不準確、內容上不適用的話,那麼這種信息不僅無益,反而有害;

共享性

這就是現在通常所說的資源共享的重要內容。從管理信息角度來說,它的共享性主要表現在不同領域、不同層次、不同部門、不同單位往往都可共同使用某種信息資源。正確認識和順應這一特徵,對於建立管理信息系統並發揮其重要作用具有重要的意義,也可充分發揮信息的共同作用,避免在信息的收集、加工、傳輸、儲存等方面的重複勞動,在現代社會中,信息資源的國際共享,Internet國際互聯網的建立,信息高速公路的誕生,使信息的共享性達到前所未有的程度;

等級性

信息既有有效性和共享性,但是管理信息又是分級的,同時處在不同級的管理者對同一事物所需要的信息也不同,就是同一單位不同層次的管理者對信息的需要也明顯差異,從信息需要的重要性上可分區戰略級、戰術級和作業級。,戰略級主要指高層管理者需要的關係到全局和長期利益的信息,例如決定醫院的新建、改建、擴建或停止等,戰術級為部門負責人需要的關係局部和中期利益的信息,例如醫務處(科)、護理部對每月業務工作情況的計劃和運行情況結果比較分析、控制質量標準等。作業級是關係基層醫療業務的信息,例如每天門急診和住院人次和各種統計數據、考勤等。

不完全性

對於某種客觀事實的真實情況往往是不可能完全得到的,數據的收集或信息的轉換與主觀思路關係甚大,所以只有捨棄無用的和次要的信息才能正確地使用信息,這也就是信息的綜合性,管理必須全面地收集信息並進行綜合分析、加工,才能充分認識和考慮各種內外因素引起的積極的或消極的影響程度,才能保證信息在決策、計劃、控制等做到科學管理上發揮重要作用,做到統籌兼顧、綜合平衡、協調發展;

經濟性

所謂信息的經濟性就是信息同樣存在着投入產出的問題,對於信息的投入是必要的,但也要重視費用效益的分析,要求花費成本儘可能少而獲取的信息數量和價格量儘可能大,這就要求管理者既要重視對信息部門的經濟投入,強調它們對於管理的重要性,健全信息管理組織和人員配備,又要注意信息的經濟性和實用性;

滯後性

信息是由數據轉換而來的,因此它不可避免地落後於數據,而且信息的使用價值必須經過轉換才能得到,這種轉換也必須從數據到信息再到決策,最後取得效果,它們在時間關係上是:

從前一個狀態轉換為後一個狀態的時間間隔總不會是零,這就是信息的滯後性。同時又由於信息是有壽命的,許多信息的壽命衰老很快,因此要重視及時轉換,否則信息難以轉換,不轉換就失去信息的價值。

參考文獻