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工作總結
圖片來自小紅書

工作總結(Job Summary/Work Summary),以年終總結、半年總結和季度總結最為常見和多用。就其內容而言,工作總結就是把一個時間段的工作進行一次全面系統的總檢查、總評價、總分析、總研究,並分析成績的不足,從而得出引以為戒的經驗。[1]總結是應用寫作的一種,是對已經做過的工作進行理性的思考。總結與計劃是相輔相成的,要以工作計劃依據,訂計劃總是在總結經驗的基礎上進行的。其間有一條規律:計劃——實踐——總結——再計劃——再實踐——再總結。[2]

定義

當工作進行到一定階段或告一段落時,需要回過頭來對所做的工作認真地分析研究一下,肯定成績,找出問題,歸納出經驗教訓,提高認識,明確方向,以便進一步做好工作,並把這些用文字表述出來,就叫做工作總結。總結的寫作過程,既是對自身社會實踐活動的回顧過程,又是人們思想認識提高的過程。通過總結,人們可以把零散的、膚淺的感性認識上升為系統、深刻的理性認識,從而得出科學的結論,以便改正缺點,吸取經驗教訓,使今後的工作少走彎路,多出成果。它還可以作為先進經驗而被上級推廣,為其他單位所汲取、借鑑,從而推動實際工作的順利開展。

書寫內容

書寫工作總結要用第一人稱。即要從本單位、本部門的角度來撰寫。表達方式以敘述、議論為主,說明為輔,可以夾敘夾議說。總結要寫得有理論價值。一方面,要抓主要矛盾,無論談成績或是談存在問題,都不需要面面俱到。另一方面,對主要矛盾進行深入細緻的分析,如談成績要寫清怎麼做的,為什麼這樣做,效果如何,經驗是什麼;談存在問題,要寫清是什麼問題,為什麼會出現這種問題,其性質是什麼,教訓是什麼。這樣的總結,才能對前一段的工作有所反思,並由感性認識上升到理性認識。

主要內容

工作總結的內容分為以下幾部分:

基本情況

這是對自身情況和形勢背景的簡略介紹。自身情況包括單位名稱、工作性質、基本建制、人員數量、主要工作任務等;形勢背景則包括國內外形勢、有關政策、指導思想等。

成績和做法

工作取得了哪些主要成績,採取了哪些方法、措施,收到了什麼效果等,這些都是工作的主要內容,需要較多事實和數據。

經驗和教訓

通過對實踐過程進行認真的分析,總結經驗,吸取教訓,發現規律性的東西,使感性認識上升到理性認識。

今後打算

下一步將怎樣糾正錯誤,發揚成績,準備取得什麼樣的新成就,不必像計劃那樣具體,但一般不能少了這些計劃。

種類

根據不同的分類標準,可將總結分為許多不同的類型。

①按範圍分,有班組總結、單位總結、行業總結、地區總結等。

②按內容分,有工作總結、教學總結、學習總結、科研總結、思想總結、項目總結等。

③按時間分,有月份總結、季度總結、半年總結、年度總結、一年以上的時期總結等。

④按性質分,有全面總結、專題總結等。

區分以上總結的種類,目的在於明確重心、把握界限、為構思寫作提供方便。但上述分類不是絕對的,相互之間可以相容、交叉。如《××大學1999年度工作總結》,按性質講是工作總結,按範圍講是單位總結,按時間講是年度總結,按內容講是全面總結。同時,大學的工作總結不可能不涉及教學和科研,那麼它也包容了教學總結和科研總結的成份。這說明在總結的分類上,應靈活掌握,不必過於拘泥。

特點介紹

自我性

總結是對自身社會實踐進行回顧的產物,它以自身工作實踐為材料,採用的是第一人稱寫法,其中的成績、做法、經驗、教訓等,都有自指性的特徵。

回顧性

這一點總結與計劃正好相反。計劃是設想未來,對將要開展的工作進行安排。總結是回顧過去,對前一段時間裡的工作進行反思,但目的還是為了做好下一階段的工作。所以總結和計劃這兩種文體的關係是十分密切的,一方面,總結是計劃的標準和依據,另一方面,總結也是制定下一步工作計劃的重要參考。

客觀性

總結是對前段社會實踐活動進行全面回顧、檢查的文種,這決定了總結有很強的客觀性特徵 。它是以自身的實踐活動為依據的,所列舉的事例和數據都必須完全可靠,確鑿無誤,任何誇大、縮小、隨意杜撰、歪曲事實的做法都會使總結失去應有的價值。

經驗性

總結還必須從理論的高度概括經驗教訓。凡是正確的實踐活動,總會產生物質和精神兩個方 面的成果。作為精神成果的經驗教訓,從某種意義上說,比物質成果更寶貴,因為它對今後 的社會實踐有着重要的指導作用。這一特性要求總結必須按照實踐是檢驗真理的唯一標準的原則,去正確地反映客觀事物的本來面目,找出正反兩方面的經驗,得出規律性認識,這樣才能達到總結的目的。

注意事項

調查研究

總結的對象是過去做過的工作或完成的某項任務,進行總結時,要通過調查研究,努力掌握全面情況和了解整個工作過程,只有這樣,才能進行全面總結,避免以偏概全。

熱愛

熱愛本職工作,事業心強,是做好工作的前提,也是搞好總結的基礎。寫總結涉及本職業務,如果對業務不熟悉,就難免言不及義。

實事求是

總結是對以往工作的評價,必須堅持實事求是的原則。就像陳雲同志所說的那樣,「是成績就寫成績,是錯誤就寫錯誤;是大錯誤就寫大錯誤,是小錯誤就寫小錯誤」。誇大成績,報喜不報憂,違反作總結的目的的不良行為,我們應當摒棄。

結構形式

年終總結(含綜合性總結)或專題總結,其標題通常採用兩種寫法,一種是發文單位名稱+時間+文種,如《銅仁地區煙草專賣局2004年工作總結》;另一種是採用新聞標題的形式,如松桃縣大興訪送部的捲菸零售戶誠信等級管理專題總結:《客戶爭等級,誠信穩銷量》。

PPT類總結

封面

最好是公司的形象在上面,照片等。

要有主題、匯報人、日期。如「XXX公司銷售部半年度工作總結」第二排小字體「匯報人:XXX」第三排或在頁底「年月日」

首頁

首頁為目錄,主要記錄以下匯報內容:

(1)工作概述

(2)半年銷售情況-最好做成柱線圖。柱子表示實際數,拆線表示增長率

(3)2003年或前半年同期比較。

(4)既然是銷售,肯定要做庫存分析。庫齡、周轉率、超長庫存的原因分析等。

(5)銷售團隊各個銷售人員的貢獻比較分析

(6)銷售短板分析-不同的產品,暢銷或滯銷的原因分析

(7)銷售團隊的培訓與考核

(8)下期的工作計劃

說明

根據以上內容每個項目做個一至兩頁即可,並且可根據情況將老總想要關注的信息進行適當的說明。

注意

別忘了在後面加上「銷售部需要獲得公司的支持」等內容

末尾

最後做一個漂亮的封底,寫上「謝謝聆聽」或「THANKS」之類的話語,即可結束

寫法

總結的標題

總結的標題分為單標題和雙標題兩種。單標題又可分為公文式標題和文章式標題。公文式標題:「單位名稱」+「時限」+「總結內容」+「文稱」。如標題下文或末有單位署名,標題可省略單位名稱等。文章式標題一般是直接標明總結的基本觀點,常用於專題總結。雙標題是同時使用上述兩種標題,一般正題用文章式標題;副題採用公文式標題,補充說明單位、時限、內容等。

總結的標題最常見的是由單位名稱、時間、主要內容、文種組成,如《××市財政局1999年工作總結》、《××廠2000年上半年工作總結》。

有的總結標題中不出現單位名稱,如《創先爭優活動總結》、《1999年教學工作總結》。

有的總結標題只是內容的概括,並不標明「總結」字樣,但一看內容就知道是總結,如《一年來的談判及前途》等。

還有的總結採用雙標題。正標題點明文章的主旨或重心,副標題具體說明文章的內容和文種,如《構建農民進入市場的新機制——運城麥棉產區發展農村經濟的實踐與總結》、《加強 醫德修養樹立醫療新風——南方醫院惠僑科精神文明建設的經驗》。

總結的正文

和其他應用文體一樣,總結的正文也分為開頭、主體、結尾三部分,各部分均有其特定的內容。

1.開頭

總結的開頭主要用來概述基本情況。包括單位名稱、工作性質、主要任務、時代背景、指導思想,以及總結目的、主要內容提示等。作為開頭部分,應以簡明扼要的文字寫明在本總結所包括的期限內的工作根據、指導思想以及對工作成績的評價等內容。它是工作總結的引言,便於把下面的內容引出來,只要很短的一段文字就行了。

2.主體

這是總結的主要部分,內容包括成績和做法、經驗和教訓、今後打算等方面。這部分篇幅大、內容多,要特別注意層次分明、條理清楚。

2.1 主體常見結構

工作總結主體部分常見的結構形態有三種。要根據實際需要選擇好。

第一,縱式結構。就是按照事物或實踐活動的過程安排內容。寫作時,把總結所包括的時間 劃分為幾個階段,按時間順序分別敘述每個階段的成績、做法、經驗、體會。這種寫法主要以工作回顧連帶談及經驗教訓。基本上是按工作展開的程序和步驟,分段說明每個步驟和階段的工作倚況,夾敘夾議地引出相應的經驗教訓。這樣寫,主要着眼於工作過程的回顧。這種寫法的好處是事物發展或社會活動的全過程清楚明白。

第二,橫式結構。按事實性質和規律的不同分門別類地依次展開內容,使各層之間呈現相互並列的態勢。這種寫法的優點是各層次的內容鮮明集中。

第三,縱橫式結構。安排內容時,即考慮到時間的先後順序,體現事物的發展過程,又注意內容的邏輯聯繫,從幾個方面總結出經驗教訓。這種寫法,多數是先採用縱式結構,寫事物發展的各個階段的情況或問題,然後用橫式結構總結經驗或教訓。具體寫法是總結經驗教訓為主,用工作回顧闡明經驗教訓。一般是先歸納和提煉出幾條經驗或教訓,分別展開論述,把工作過程、工作辦法、取得的成效等等穿插在裡面寫,使經驗和教訓看起來更加充實。但是這樣寫,整個工作回顧會被拆開來分別為闡明觀點服務,顯得零散。為了彌補這一不足,可以在第一部分基本情況中適當加以詳述,使人對工作概貌有一個總的了解。

主體部分的外部形式,有貫通式、小標題式、序數式三種情況。

貫通式適用於篇幅短小、內容單純的總結。它像一篇短文,全文之中不用外部標誌來顯示層次。

小標題式將主體部分分為若干層次,每層加一個概括核心內容的小標題,重心突出,條理清楚。

序數式也將主體分為若干層次,各層用「一、二、三……」的序號排列,層次一目了然。

2.2 主體常見內容

(1)工作回顧。要詳細地敘述工作任務、完成的步驟、採取的措施和取得的成效、存在的問題。特別是對步驟和措施,要寫得詳細、具體,對取得的成效要表達得形象、生動。在寫工作回顧的過程中,還要有意識地照應到下一部分的經驗教訓,使之順理成章地引出來,不至於造成前後不一的感覺。

(2)經驗教訓。應從工作回顧中很自然地歸納提煉出采。一定要寫得豐富、充實,並選用具體事例適當地展開議論。使總結出來的經驗和教訓,有論點,有論據,有血有肉,鮮明生動,確實能給人以啟發和教益。

結尾

結尾是正文的收束,應在總結經驗教訓的基礎上,提出今後的方向、任務和措施,表明決心、展望前景。這段內容要與開頭相照應,篇幅不應過長。有些總結在主體部分已將這些內容表達過了,就不必再寫結尾。結語部分。主要寫明的打算,也只需寫很短的一段話。寫得長了,反而沖淡了主題。總結正文寫完以後,應該在正文的右下方(指橫行文字),寫上總結單位的名稱和總結的年月日。

表述要求

要善於抓重點

總結涉及本單位工作的方方面面,但不能不分主次、輕重、面面俱到,而必須抓住重點。什麼是重點?是指工作中取得的主要經驗,或發現的主要問題,或探索出來的客觀規律。不要分散筆墨,兼收並蓄。有些總結越寫越長,固然有的是執筆人怕掛一漏萬,但也有的是領導同志怕自己所抓的工作沒寫上幾筆就沒有成績等等,造成總結內容龐雜,中心不突出。

要寫得有特色

特色,是區別他事物的屬性。單位不同,成績各異。同一個單位的總結與往年也應該不同。一些總結讀後總覺有雷同感。有些單位的總結幾年一貫制,內容差不多,只是換了某些數字。這樣的總結,缺少實用價值。陳雲同志在50年代就強調:總結經驗是提高自己的重要方法。任何單位或個人在開展工作時都有自己一套不同於別人的方法,經驗體會也各有不同。寫總結時,在充分占有材料基礎上,要認真分析、比較,找了重點,不要停留在一般化上。

觀點與材料統一

總結中的經驗體會是從實際工作中,也就是從大量事實材料中提煉出來的。經驗體會一旦形成,又要選擇必要的材料予以說明,經驗體會才能「立」起來,具有實用價值。這就是觀點與材料的統一。但常見一些經驗總結往往不注意這一點,如同毛澤東同志批評的那樣,「把材料和觀點割斷,講材料的時候沒有觀點,講觀點的時候沒有材料,材料和觀點互不聯繫」,這就不好。

語言要準確、簡明

總結的文字要做到判斷明確,就必須用詞準確,用例確鑿,評斷不含糊。簡明則是要求在闡述觀點時,做到概括與具體相結合,要言不煩,切忌籠統、累贅,做到文字樸實,簡潔明了。

堅持實事求是原則

實事求是、一切從實際出發,這是總結寫作的基本原則,但在總結寫作實踐中,違反這一原 則的情況卻 屢見不鮮。有人認為「三分工作七分吹」,在總結中誇大成績,隱瞞缺點,報喜 不報憂。這種弄虛作假、浮誇邀功的壞作風,對單位、對國家、對事業、對個人都沒有任何 益處,必須堅決防止。

注意事項

1、熱愛本職工作,熟悉業務熱愛本職工作,事業心強,是做好工作的前提,也是搞好總結的基礎。寫總結涉及本職業務,如果對業務不熟悉,就難免言不及義。

2、堅持實事求是的原則

總結是對以往工作的評價,必須堅持實事求是的原則,就像陳雲同志所說的那樣,「是成績就寫成績,是錯誤就寫錯誤;是大錯誤就寫大錯誤,是小錯誤就寫小錯誤」。這樣才能有益於將來。誇大成績,報喜不報憂,違反作總結的目的,是應該摒棄的。

3、重點在出經驗,找規律

總結的最終目的是得出經驗,吸取教訓,找出做好工作的規律。因此,總結不能停留在表面現象的認識和客觀事例的羅列上,必須從實踐中歸納出規律性的結論來。毛主席有句名言:沒有調查就沒有發言權!說的就是經驗的客觀重要性! 此外,還必須注意工作總結寫作結構要遵循的三原則:全面、緊湊和精煉。

寫作指導

工作總結,就是把某一時期已經做過的工作,進行一次全面系統的總檢查、總評價,進行一次具體的總分析、總研究;也就是看看取得了哪些成績,存在哪些缺點和不足,有什麼經驗、提高。

基本情況

1.工作總結必須有情況的概述和敘述,有的比較簡單,有的比較詳細。這部分內容主要是對工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環境和基礎等進行分析。

2.成績和缺點。這是總結的中心。總結的目的就是要肯定成績,找出缺點。成績有哪些,有多大,表現在哪些方面,是怎樣取得的;缺點有多少,表現在哪些方面,是什麼性質的,怎樣產生的,都應講清楚。


3.經驗和教訓。做過一件事,總會有經驗和教訓。為便於今後的工作,須對以往工作的經驗和教訓進行分析、研究、概括、集中,並上升到理論的高度來認識。 4.今後的打算。根據今後的工作任務和要求,吸取前一時期工作的經驗和教訓,明確努力方向,提出改進措施等。

注意問題

1.工作總結前要充分占有材料

2.一定要實事求是,成績不誇大,缺點不縮小,更不能弄虛作假。

3.條理要清楚。總結是寫給人看的,條理不清,人們就看不下去,即使看了也不知其所以然,這樣就達不到總結的目的。

4.要剪裁得體,詳略適宜。

5.工作總結的具體寫作,可先議論,然後由專人寫出初稿,再行討論、修改。最好由主要負責人執筆,或親自主持討論、起草、修改。

6.工作總結最好是要根據領導的意思來展開,把日常工作敘述一下,好的工作方法分享一下,不好的工作方法寫出改進措施。

參考文獻